Categorie: Inspiratie

In deze categorie vind je quotes, oneliners, spreuken die aanzetten tot nadenken…

Samenwerken

Ieder zijn expertise en samen sta je sterk.

Focus je bij het samenwerken vooral op belangen en veel minder op posities. Doe het met elkaar of naast elkaar. Voorkom dat je tegenover elkaar komt te staan, zeker wanneer je in de basis hetzelfde doel hebt. Dat doel is bij aanbesteden de beste partij voor de uit te voeren opdracht, het uit te voeren werk, of het verlenen van één of meerdere diensten. Het aanbesteden zelf is ‘slechts’ een middel om dat doel te bereiken.

Met communicatieve vaardigheden c.q. softskills maak je het verschil in de interactie, en die kun je prima trainen!

Hoe zorg jij er binnen jouw inkoopteam voor dat de neuzen dezelfde kant uit staan?

Vertalen met LSD

Inkopen is als vertalen. Je vertaalt wensen in toetsbare eisen.

Wat verwacht men van de opdrachtnemer? Interne gebruikers c.q. materie- of inhoudsdeskundigen weten waar behoefte aan is, als inkoper weet jij hoe je het beste aanbod selecteert en de vertaalslag naar de aanbesteding maakt.

Dat betekent dat je als inkoper c.q. inkoopadviseur daadwerkelijk begrijpt wat de ander zegt. Oprechte interesse is een vereiste. Luisteren, samenvatten en doorvragen zijn daarbij cruciale vaardigheden. Gebruik L-S-D!

Slow down and take your time!

Vertragen zorgt ervoor dat je ziet wat je anders over het hoofd had gezien. Het stelt je in staat draagvlak te creëeren waardoor je als inkopende organisatie hindernissen kunt overwinnen. Door de tijd te nemen, te zien wat er speelt en samen het gesprek aan te gaan. Deze manier van werken legt een stevig fundament voor verdere samenwerking en werpt meer vruchten af dan pushen, doorduwen of vanuit jouw expertise doorduwen. Want zeg nou zelf: wat doe jij wanneer je iets opgelegd krijgt?

Het gaat om het proces, niet om snelle resultaten. Voorwaarde daarvoor is wel dat je tijdig start.

Aankondiging van een aanbesteding

Als aanbestedende dienst kondig je jouw voornemen om iets in te kopen aan. Gegadigden kunnen er zelf voor kiezen wel of niet op jouw podium te gaan staan, zichzelf wel of niet zichtbaar te maken. Zorg ervoor dat je een vakbekwaam regisseur bent; geef de spelers gelijke kansen en duidelijke instructies. Hoe concreter je als aanbestedende dienst bent, hoe beter gegadigden zichzelf kunnen presenteren; zodra zij weten wat er van ze verwacht wordt, kun jij de beste passende partij de hoofdrol geven.

Extra service

Stel jezelf eens voor. Je gaat op vakantie en alles gaat naar wens, of je komt in een winkel en wordt daar keurig geadviseerd, geholpen en loopt tevreden de winkel uit. Zijn dit bijzondere ervaringen die je bij blijven, of waar je anderen over vertelt? Vaak niet. Zodra een ervaring voldoet aan jouw verwachtingen is het ‘gewoon oké’.

Dat verandert wanneer je teleurgesteld wordt, of (laten we het positief houden) wanneer je een extra service geleverd krijgt die je niet direct verwachtte. Je wordt verrast en dat maakt indruk! Dat maakt het verschil. Ditzelfde geldt voor jouw rol ten opzichte van jouw gesprekspartner.

Durf jij als adviseur het verschil te maken? Denk altijd vanuit de interne klant of leverancier, verplaats je in die persoon en ga dan net een stap verder… Vraag de interne klant na verloop van tijd bijvoorbeeld eens of alles duidelijk is en nog steeds naar wens verloopt. Een leverancier zou je kunnen vragen of jij vanuit jouw organisatie nog iets kan doen of verbeteren. Denk er eens over na, probeer het gewoon uit en merk het verschil dan op. Je hebt niets te verliezen. Wij horen graag of en zo ja wat er voor jou veranderde…


Coachend inkopen

Als inkoper of inkoopadviseur kun je veel leren van de relatie die een coach met zijn coachee heeft. Die relatie is namelijk gezond wanneer hij gelijkwaardig is. Gelijkwaardigheid brengt je als inkoper of inkoopadviseur ook verder! Wees jezelf ervan bewust dat je het inkopen samen met stakeholders en materiedeskundigen, jouw interne klant(en) doet. Als contractmanager werk je samen met de contracteigenaar en inkoper aan de relatie met de leverancier. Zodra je daarbij vanuit gelijkwaardigheid kunt acteren, werk je aan partnership en laat daar veelal nu net de focus op liggen… Ieder zijn expertise en samen sta je sterk.

Communicatie


Communiceren doen we veelal op de automatische piloot. Wil je professioneel communiceren en beter kunnen beïnvloeden, dan zul je om te beginnen oprechte verbinding moeten maken met jouw gesprekspartner. Denk dan eens aan twee gemakkelijk te onthouden tips: gebruik LSD (Luisteren – Samenvatten – Doorvragen) en wees een OEN (Open – Eerlijk –Nieuwsgierig).

Luister actief door vanuit een open en nieuwsgierige houding oprechte interesse in de ander te tonen. Wanneer je samen vat wat de ander zegt, nieuwsgierig blijft naar wat nog komt en door vraagt waar het onduidelijk is of blijft, geef je de ander de aandacht die hij/zij verdient. Het laatste kost wat lef, maar als je moeite hebt met de manier waarop de communicatie verloopt en hier iets van durft te zeggen, creëer je openheid en daarmee ruimte om hier samen iets aan te veranderen. Probeer het gewoon en merk maar op hoe anders jouw (inkoop)gesprekken worden door het toepassen van deze twee simpele tips!