Risico’s en Innovatie
Categorie: Inzicht
In deze categorie vind je blogs over inkoop, het inkoopproces of de professionele inkoper.
Samenwerken
Ieder zijn expertise en samen sta je sterk.
Focus je bij het samenwerken vooral op belangen en veel minder op posities. Doe het met elkaar of naast elkaar. Voorkom dat je tegenover elkaar komt te staan, zeker wanneer je in de basis hetzelfde doel hebt. Dat doel is bij aanbesteden de beste partij voor de uit te voeren opdracht, het uit te voeren werk, of het verlenen van één of meerdere diensten. Het aanbesteden zelf is ‘slechts’ een middel om dat doel te bereiken.
Met communicatieve vaardigheden c.q. softskills maak je het verschil in de interactie, en die kun je prima trainen!
Hoe zorg jij er binnen jouw inkoopteam voor dat de neuzen dezelfde kant uit staan?
Winnaar word je niet vanzelf
Het verschil met inkopen is dat je bij aanbesteden zelf concurrentie creëert. Dit doe je door het aankondigen van de opdracht en de documenten waarin je kenbaar maakt aan welke eisen een potentiële winnaar dient te voldoen. Dat betekent dat je voor iedereen gelijke kansen creëert. Dat wil zeggen: als je als aanbestedende dienst het spel eerlijk speelt…
Aanbesteden: heb jij het talent?
Aanbesteden is als stoppen voor rood…
Aanbesteden is als stoppen voor een rood verkeerslicht…
Ga jij als je voor rood licht stopt een discussie met jezelf of met jouw bijrijder aan? Iets van: “Ik ben gestopt, maar waarom eigenlijk? Belachelijk. Hierdoor ben ik alleen maar later op mijn bestemming.” Ik denk het niet.
Waarom blijven medewerkers van (semi-)overheidsinstanties dan toch vaak een discussie aangaan met hun inkoopadviseur over de (on)zin van de Aanbestedingswet?? Je weet als je daar werkt toch dat er een aanbestedingsplicht geldt? Dat is wet- en regelgeving en daar heb je je aan te houden. Net zoals je voor rood licht stopt, doe je dat gewoon. Je wordt niet geflitst (accountant kijkt net als de flitspaal altijd mee!) en het is het veilig(er): minder kans op juridische procedures van rechts of links.
Ga geen discussie aan. Daarmee verspil je alleen maar kostbare tijd aan een onzinnige discussie. Sterker nog je bespaart tijd, tijd waarin je samen kunt onderzoeken of je misschien wel een keer door oranje kan rijden… Soms weegt doelmatigheid net even iets zwaarder. Juist dan blijft het zaak om na te gaan of de situatie veilig genoeg is.
Ieder zijn expertise en samen sta je sterk!
Voorkom ruis
Luister jij oprecht naar jouw interne klant? Hoor je daadwerkelijk wat jouw gesprekspartner zegt? Pas dan is de zender/ontvanger vrij van ruis. Goed luisteren en aansluiten bij de ander bereik je al door een simpele aanpassing in jouw communicatie: gebruik dezelfde (kern)woorden. Contract of overeenkomst, inkopen of bestellen. Kies het juiste woord. Stem met elkaar af of je hetzelfde bedoelt en volg de ander hierin. Dan kun je stoppen met overtuigen en beginnen met begrijpen.
Klaar voor een nieuwe aanpak?
Vaak werkt een andere aanpak of strategie wel! Met een frisse blik maak je het verschil. Vergelijk het met het overtuigen van iemand… dat lukt je ook niet door steeds dezelfde argumenten te herhalen. Wanneer de ene manier niet werkt, is er ongetwijfeld een andere strategie die wel tot het gewenste resultaat leidt. Vindingrijkheid en creativiteit helpen je hierbij, de moed opgeven niet.
Aankondiging van een aanbesteding
Als aanbestedende dienst kondig je jouw voornemen om iets in te kopen aan. Gegadigden kunnen er zelf voor kiezen wel of niet op jouw podium te gaan staan, zichzelf wel of niet zichtbaar te maken. Zorg ervoor dat je een vakbekwaam regisseur bent; geef de spelers gelijke kansen en duidelijke instructies. Hoe concreter je als aanbestedende dienst bent, hoe beter gegadigden zichzelf kunnen presenteren; zodra zij weten wat er van ze verwacht wordt, kun jij de beste passende partij de hoofdrol geven.
Het geheim van inkoop
Contractbeheer
Contractbeheer vormt een onderdeel van een professionele inkoop. Het is het fundament waarop je de inkoop (verder) kunt (uit)bouwen.
Contractbeheer is meer dan alleen contractdata en updates invoeren. Het is ook afstemmen met betrokkenen, toegevoegde waarde tonen en samen het verschil maken. Dat vergt iets van communicatieve vaardigheden van de contractbeheerder en wat te denken van vaardigheden als samenwerken, resultaatgerichtheid en empathisch vermogen? Als schakel in het geheel is het waardevol dat een contractbeheerder anderen kan motiveren in actie te komen en meeneemt in de dingen die hij of zij signaleert.